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Wie funktioniert erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz?

Darum geht in diesem Artikel

In manchen Branchen ist es schon Normalität, Aufgaben an exerne Dienstlester auszulagern und doch ist das Berufsfeld der Virtuellen Assistenz noch nicht final in Deutschland angekommen. Hier erfährst du, was eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz auszeichnet und dass es mit ein wenig Organisation und Informationen auch für dich und dein Herzensbusiness eine ganz tolle Möglichkeit sein kann, noch produktiver und effektiver zu werden!

Die Virtuelle Assistenz wird nun auch in Deutschland immer bekannter und doch besteht, wann immer der Begriff in meinem Umfeld fällt, einiges an Erklärungsbedarf. Große Unklarheit besteht auch darüber, wie denn genau eine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz aussieht und ob das wirklich funktioniert. Im Bereich Online aktiver oder Digital Natives ist die Virtuelle Assistenz schon ein recht weit verbreiteter Begriff.  

Ist in meinem Fall mein Gesprächspartner in einem eher traditionellen, vielleicht angestellten Verhältnis tätig, ist die Verwunderung nicht selten groß. Irgendwie kommt es mir vor, als lebe ich in einer Art von 2 Parallelwelten, die irgendwie mit wenig Kontakt nebeneinander existieren. Das Spannende ist, je mehr man sich in diese „neue Arbeitswelt“ einfindet und in dieser lebt, desto dramatischer wirkt auch der Unterschied zur „traditionellen Arbeitswelt“. Einen ähnlichen Effekt nehme ich persönlich zwischen Angestellten und Selbstständigen wahr. Wahrscheinlich sind es auch 2 verschiedene Welten, in der jede seine positiven und negativen Seiten hat.

Nadine Kelm Virtuelle Assistenz Traumerfüller

So ist es auch verständlich, dass die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz in einem Umfeld wie Online Marketing Agenturen oder in der IT schon stark etabliert ist. Hingegen ist es in den meisten Unternehmen bisher noch nicht selbstverständlich, mit ortsunabhängig tätigen Mitarbeitern zu arbeiten. Vermutlich liegt das an bisher eingeübten und so als funktional empfundenen Prozessen, die einfach schon „immer“ so sind. In dieser Hinsicht sind wir heute wohl doch noch ein wenig in der Industrialisierung hängen geblieben, in der damals die 40 Stundenwoche eingeführt wurde und auch absolut berechtigt war.

Die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz ist nichts anderes, als mit einem Mitarbeiter vor Ort.

Heute befinden wir uns glücklicherweise, wie ich es empfinde, in einer ganz anderen Zeit. Durch die Digitalisierung sind wir zu jeder Sekunde mit fast jedem Fleckchen auf dieser Welt direkt verbunden. Es gibt unfassbar praktische und effektive Lösungen, um digital und sicher zusammenzuarbeiten.

Die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz ist nichts anderes, als mit einem Mitarbeiter vor Ort. Eine wirklich gute und effektive Zusammenarbeit gelingt generell nur

  • wenn der gesamte Prozess gut organisiert ist
  • klare Kommunikation stattfindet
  • eine gegenseitige Vertrauensbasis besteht.

Nur dann kann auch wirklich von Produktivität und Effektivität gesprochen werden und nur dann geben beide Seiten, der Mitarbeiter und der Auftraggeber oder Arbeitgeber, auch ihr Bestes – bewusst und unterbewusst.

Natürlich kannst du auch denken: Blödsinn, Disziplin und ein Starker Wille ist alles! Ja natürlich, ohne Disziplin und einen echten Willen geht nicht wirklich viel. Unterschätzen dürfen wir aber auf keinen Fall, die unterbewussten Faktoren. Dazu zählt zum Beispiel ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Team, eine gegenseitige Vertrauensbasis, angenehmes Arbeitsumfeld und Freude und Spaß bei der Arbeit. 

Nur in einem inspirierenden Umfeld, dass motiviert und fördert, entstehen auch Ideen und echte Produktivität. Und das ist alles vollkommen unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter im gleichen Bürogebäude sitzt oder eben am anderen Ende der Welt. In meinem Empfinden ist oft sogar das Gegenteil der Fall.

Wie organisiert man nun die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz?

Alles eine Frage der Organisation, nur dass die Punkte der guten Organisation und Kommunikation eben bei einer digitalen Zusammenarbeit essentiell sind. Die Notwendigkeit dieser Punkte scheint nur ein wenig offensichtlicher ist als in einem Angestelltenverhältnis. Wahrscheinlich ist ein Grund dafür, dass es bei einer Digitalen Zusammenarbeit einfach viel schneller auffällt, wenn etwas nicht funktioniert, als wenn der Kollege ständig im Nachbarzimmer sitzt.

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13 Punkte für deine erfolgreiche Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz

1. Kommunikation in der Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten

Bei der Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten kann die Kommunikation auf die verschiedensten Arten stattfinden. Telefonate sind hier natürlich ein gern gewählter Standard, lassen die Distanz aber vielleicht wieder präsenter werden. Wirkliche Absprachen, Projektbesprechungen und ähnliches möchten wir immer gerne persönlich und von Angesicht zu Angesicht führen. Hier sind verschiedenste Arten der Videotelefonie oder virtueller Konferenzen eine sehr schöne Möglichkeit, um ein wohl bekanntes Team und Zusammengehörigkeitsgefühl herzustellen.

Tolle Tools sind für mich zum Beispiel Skype, Zoom und Google Hangouts. Besonders Google Hangouts und Zoom eignen sich prima für Teambesprechungen und Konferenzen mit mehr als 2 Teilnehmern. Skype ist auch eine Lösung, aber nach meiner Erfahrung sind die Qualität und Zuverlässigkeit bei den beiden anderen Tools ein wenig besser. In Zoom könnt Ihr zum Beispiel bis zu 45 Minuten gratis Meetings abhalten und es ist mittlerweile ein fester Bestandteil im digitalen Umfeld, einen Zoom Call einzuberufen. Das Telefon eignet sich dann natürlich trotzdem super für kurze Rückfragen und Abstimmungen, wenn dein VA im gleiche Land oder der EU unterwegs ist

2. Erreichbarkeit deiner Virtuellen Assistenten

Hier ist es ratsam, klare Zeiten und Absprachen bezüglich der Erreichbarkeit abzustimmen, denn die Unterschiede zur herkömmlichen lokalen Zusammenarbeit werden offensichtlich. Du kannst nicht eben mal den Kollegen nebenan jederzeit besuchen, ob es denn passt oder auch nicht und kurze Fragen klären. Ein Virtueller Assistent arbeitet für gewöhnlich für mehrere Kunden und kann aus diesem Grund auch nicht 24/7 für dein Projekt zur Verfügung stehen oder auch erreichbar sein. Schließlich möchtest du ja auch, dass deine gegebenen Aufgaben möglichst effizient und produktiv erfüllt werden und zu häufige Störungen unterbrechen diesen Prozess ganz bestimmt. 

Seine individuelle Erreichbarkeit hält jeder Virtuelle Assistent anders. Manche geben feste Uhrzeiten am Tag vor oder bevorzugen fixe Abstimmungstage in der Woche oder im Monat. Auch die Art der Erreichbarkeit kann stark variieren. Neben Zoom oder Skype Calls wird manchmal das Telefon bevorzugt, andere wählen eine Kommunikation über Messanger wie Slack. Stimmt euch hier immer sehr genau ab und klärt alle Dos and Don’ts oder wer welche Arbeitsweisen bevorzugt. 

Es ist wirklich wichtig, dass beide Seiten klar kommunizieren und sich mit der Lösung wohlfühlen. Nur so könnt ihr eine angenehme Geschäftsbeziehung und eine gute Vertrauensbasis aufbauen. Das klappt nach ein paar Tagen der Eingewöhnung meistens wunderbar und ihr wachst ganz schnell zu einem super Team zusammen!

3. Projektmanagement & To Do Absprache in der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten

Nachdem ihr euch abstimmt, wie ihr zukünftig erreichbar seid und eure Absprachen am besten abhaltet ist es elementar herauszufinden, wie ihr am besten gemeinsam eure Projekte, Aufgaben und To Do´s festhaltet und deren Erfolg und Fortschritt überwacht.

Es gibt eine bunte Auswahl der verschiedensten Tools und natürlich mindestens genau so viele Präferenzen. Ich persönlich denke, dass die meisten auch super funktionieren und eine Gewohnheitssache sind. Die meisten Virtuellen Assistenten sind es auch schon gewohnt, in den verschiedensten Tools zu arbeiten, um eben die Präferenzen Ihrer Kunden gut zu treffen. Die einzige nicht ganz optimale Lösung sind wahrscheinlich lokale Excel-Listen. Ein Online verfügbares Tool ist wesentlich flexibler und praktischer in der Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten.

Typische und weit verbreitete Tools sind diese:

  • Trello – einer meiner Lieblinge, privat als auch beruflich
  • Asana
  • Meistertask
  • Todoist – der zweite meiner Lieblinge 😊
  • Jira – typisch für die IT Branche
  • Google Dokumente oder Google Tabellen

Und viele, viele mehr…

In allen, außer den Google Varianten, könnt ihr eure To Do´s und Aufgaben erfassen, organisieren und die Verantwortlichkeiten zuteilen. Weiterhin ist es in den Online Tools möglich viele weitere Features zu nutzen, wie Terminierungen, Dokumente anhängen, Integrationen mit Zeiterfassungstools usw.

Der Beginn ist etwas holprig, da ihr auch erstmal schauen müsst, wie ihr euch und eure Aufgaben am besten organisiert. Wenn das aber einmal klar und eingeübt ist, läuft es wie am Schnürchen und ihr werdet die Zeitersparnis und Übersicht zu schätzen wissen!

4. Eine gute Internetverbindung ist essenziell

Eine gute Internetverbindung ist natürlich für beide Seiten eine Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten. Diese muss stabil und schnell genug sein für Videotelefonie und auch zur Datenübermittlung. Das muss vor allem der Virtuelle Assistent sicherstellen und dafür sorgen, zu den besprochenen Zeiten auch verfügbar zu sein. Sollte das aufgrund von Reisen oder ähnlichem einmal nicht klappen, kommt es nur auf eine gute Kommunikation und Absprache an. Manche Themen und Aufgaben kann man vielleicht gut vorbereiten oder eben entsprechend terminieren. Und schon läuft auch hier alles prima.

5. Technische Voraussetzungen in der Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz

Neben dem liebgewonnenen Internet sind diese weiteren technischen Voraussetzungen nötig: funktionierende Webcam und ein gutes Headset oder auch ein Media Tower für Teamkonferenzen in einem lokalen Unternehmen. Gute und schnelle Computer sollten auch eine Grundvoraussetzung sein, auf die wir nicht extra eingehen müssen. Dein Virtueller Assistent muss natürlich auch selbst dafür sorgen, technisch entsprechend vorbereitet zu sein.

6. Passwörter und Dateizugänge

Ja genau, hier geht es auch schnell um eine extra Portion Vertrauen und Verantwortung und das sind für viele sehr kritische Punkte, von denen vielleicht auch die Entscheidung gegen eine Auslagerung von Aufgaben abhängig gemacht wird. Tatsächlich gibt aber es auch beim Thema Passwörter professionelle und sichere Lösungen. Die Nutzung eines Passwort Managers erleichtert nicht nur den eigenen Überblick über das schnell steigende Meer an Passwörtern, stellt sicher, auch wirklich sicherer Passwörter zu generieren und diese nicht zu vergessen. 

Darüber hinaus ermöglicht solch ein Passwort Manager auch für den Vertrauenszuschuss, denn es können direkt Passwörter für bestimmte Zugänge verschlüsselt mit deinem Virtuellen Assistenten geteilt werden – das heißt du musst dein eigentliches Passwort gar nicht wirklich weitergeben und es bleibt geheim. Bingo 😊 Ich persönlich arbeite sehr gerne mit 1Password und bin bisher sehr zufrieden!

7. Datenspeicherung & Datenschutz

Wenn du deine Daten mit einem externen Dienstleister für die Erledigung der Aufgaben teilen musst, möchtest du natürlich auch sicher sein können, dass mit deinen Daten vertraulich umgegangen wird. Dein Virtueller Assistent übernimmt bei eurer Zusammenarbeit schließlich die Rolle des Verantortlichen und Auftragsverarbeiters und muss deine Daten auch gut sicher und schützen. Dafür muss dein Virtueller Assistent natürlich sorgen und die Regeln der DSGVO einhallten.

Es gibt schon ganz tolle Vertragsvorlagen zur Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheitserklärung, wie zum Beipsiel diese AV Vorlagen. Diese nutzen viele Virtuelle Assistenten und sind damit super zufrieden, ja sie machen sogar den Umgang mit den Regelungen der DSGVO super einfach.

8. Datenübermittlung Fotos, Videos, usw.

Abhängig von der Dateigröße ist die Übermittlung per Mail normalerweise keine gute Lösung. Ich arbeite sehr gerne mit Plattformen wie WeTransfer. Hier lädst du deine Daten hoch und versendest einen Link an deinen Mitarbeiter. Dieser kann für einen begrenzte Zeitpunkt alles ganz bequem runterladen. Deine Daten werden nach Ablauf dieser Zeit wieder gelöscht und es besteht keinerlei Risiko für dich und deine Mitarbeiter. Eine andere Lösung ist auch die Dropbox. Was die bessere Alternative ist, liegt wie immer bei jedem selbst. In der Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten werdet ihr sicher eine gute Lösung finden und ganz bestimmt kannst du auch von dem Erfahrungsschatz deines VAs profitieren.

9. Zeiterfassung in der Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten

Wiedermal ein Vertrauensthema 😊 Aber eigentlich auch nicht wirklich, denn auch dein Virtueller Assistent ist sicher nicht daran interessiert, dein Vertrauen auszunutzen. Als selbstständiger Virtueller Assistent ist jeder besonders auf einen guten Ruf angewiesen und neben dem eigenen Gewissen, ist eine schlechte Bewertung im Internet ein wirklich schwerwiegendes und geschäftsschädigendes Problem. So ist natürlich auch dein VA an einer guten Zusammenarbeit mehr als interessiert! Es kommt darauf an, auf was für Konditionen ihr euch einigt. 

Bei Fixpreisen ist die Sache ja klar und ihr zahlt das abgesprochene Ergebnis. Häufig geschieht die Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten auch über Stundenpaket und es werden die Arbeitsstunden erfasst. Auch hier gibt es super transparente Tools, wie zum Beispiel Toggl. Egal, ob du auch Zugang zum Zeiterfassungstool deines VAs erhältst, kannst du detaillierte Übersichten und Reportings über die erledigten Aufgaben erhalten. Sprecht am besten ganz genau ab, wann und wie das Reporting genau stattfindet. Dann wird am Monatsende eine Zusammenfassung von deinem Virtuellen Assistenten übermittelt und die entsprechende Rechnung erstellt.

10. Arten der Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz durch Verträge und Pakete

Jeder Virtuelle Assistent handelt auch bei diesem Punkt ein wenig anders. Es gibt einge Möglichkeiten, wie Fixpreise oder Stundenpakete. Besonders zu Beginn und für Probearbeiten bieten viele VAs kleine Kennenlernangebote an, mit einem etwas günstigeren Paketpreis. Das macht euch beiden das erste Kennenlernen und den Vertrauensaufbau viel einfacher.

Die Art der Zusammenarbeit hängt auch von der Art der Dienstleistung ab. Wenn es um Webseiten oder die Einrichtung von Kanälen im Social Media oder Pinterest geht, werden häufig Fixpreise ausgehandelt. Für bunt gemischte Aufgaben der Assistenz sind wiederum Stundenpakete super beliebt. Des Weiteren sind für kontinuierliche Pflegearbeiten, wie die eines Pinterest Accounts auch Monatspakete eine tolle Möglichkeit. Einigt euch genau auf den Inhalt dieses Paketes und bezahlt einen bequemen Fixbetrag pro Monat. Wie immer ist gute Absprache und Kommunikation das A&O und schon gibt es keine unangenehmen Überraschungen.

11. Abrechnung

Nachdem ihr euch auf die Art der Zusammenarbeit und eventuelle Leistungspakete geeinigt habt, folgt nun die Abrechnung der tollen Leistung eurer Virtuellen Assistentin 😊 Wie verbreitet sind Cloudbasierte Rechnungstools, die auch mein Herz erobert haben. Es gibt so tolle und super einfache Rechnungsprogramme, die selbst leicht angestaubte Themen wie Buchführung „fast spaßig“ machen – OK Spaß ist ein wenig übertrieben, aber tatsächlich war ich bei den ersten Berührungen wirklich überrascht wie einfach es doch sein kann! 

Persönlich arbeite ich viel mit SevDesk und Lexoffice und mag beide Tools sehr gerne. Vorteil bei SevDesk ist es, dass Rechnungen und andere Dokumente auch gegen kleinen Aufwand per Post versendet werden können, was für lokale Business durchaus ab und an erwünscht ist. Beide Tools haben sehr intuitive Apps zu Belegerfassung und machen Themen wie die Umsatzsteuervoranmeldung zum Kinderspiel. Im Normalfall erhaltet ihr dann auch solche Toole direkt die Rechnungen von eurer Virtuellen Assistenz. 

Abhängig von eurer Abstimmung geschieht dies meist zum Monatsende oder nach Abschluss des mit Fixpreis vereinbarten Projekts oder mit Ablauf eines Stundenpakets. Jede Virtuelle Assistenz hat hier ihre persönliche Arbeitsweise aber ist auch meisten so flexibel, sich auf eure Wünsche in gewissen Maßen anzupassen.

12. Sicher ist sicher - Versicherungen für Virtuelle Assistenten

Als Virtuelle Assistenz übernimmt man einen ganzen Batzen an Verantwortung, sei es für vertrauliche Daten, Passwörter und so weiter. Auch bei noch so gewissenhafter Arbeit und Vorsicht kann es dennoch zu verschuldeten oder unverschuldeten Missgeschicken und Ereignissen kommen. Hier sichern sich viele Virtuelle Assistenten mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab, um im Falle von Schadensersatzansprüchen entsprechend abgesichert zu sein.

13. Vertrauen ist das A&O in deiner Zusammenarbeit

Das liebe Thema Vertrauen habe ich ja schon so einige Male aufgegriffen. Wie in so vielen anderen Bereichen, ist Angst vor einer digitalen Zusammenarbeit oder der Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin nur dann begründet und berechtigt, wenn zu wenig Information und Wissen darüber besteht. Wenn ihr klar und offen kommuniziert und alles wesentliche gut absprecht, festhaltet, euch and gewisse Grundregeln zum Thema Datenschutz haltet, dann ist diese Zusammenarbeit meiner Meinung nach sogar um einiges sicherer, als es oft innerhalb eines Unternehmens ist. 

Wichtig ist natürlich, das deine Virtuelle Assistentin sich technisch und rechtlich auf dem aktuellen Stand hält und immer über aktuelle Tools auf dem laufenden ist – und das ist normalerweise der Fall😊 Dann profitierst auch du von diesen aktuelle Infos, Tool und Tricks und kannst durch den externen Input auch deine eigene Effektivität, Produktivität und vielleicht auch Sicherheit viel besser einschätzen und verbessern. Also eine klare WinWin Situation!

Die Basis ist gelegt - leg los und überzeug dich selbst!

Mit diesen Grundpfeilern der Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz hast du nun eine schöne Grundausstattung erhalten und hoffentlich einen kleinen Überblick darüber, was möglich ist und wie ihr diese Zusammenarbeit erfolgreich angehen könnt. Ich wünsche dir bei deiner Erfahrung mit deiner persönlichen wunderbaren virtuellen Assistentin oder deinem Virtuellen Assistenten ganz viel Spaß, Erfolg und unglaublich viel  Input und Inspiration!

Wenn du jetzt neugierig geworden bist, was ein Virtueller Assistent denn so alles für dich übernehmen kann, dann bietet dir dieser Beitrag einen prima Überblick: 80 Dienstleistungen für Virtuelle Assistenten

Vielleicht bist du auch auf en Geschmack gekommen und hast auch den ein oder anderen Punkt, den du suer gerne auslagern würdest? Super! Ich bin deine Virtuelle Assistentin und unter anderem Spezialistin für Pinterest Management – sprich mich sehr gerne an und vereinbae ein kostenloses Erstgespräch!

Was sind deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz? Ich bin super neugierig und freue mich auf einen inspirierenden Austausch!

Alles Liebe,

Deine Nadine

Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz

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